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Step by Step建立企業營業秘密管理政策(三)

Updated: Feb 5

新書上市-從NDA到營業秘密管理


◎賴文智律師

二、機密資訊分級


公司機密資訊的管理,不可能所有的資訊都以最高等級管理,那樣公司是無法運作的,等於是沒有管理。因此,機密資訊有必要進行分級管理,不同等級的機密資訊可以在公司內部由不同授權人員接觸、利用,再搭配不同部門的區分,即可架構出基本的機密資訊檔案控管的機制,是企業營業秘密管理政策的主要核心。


機密資訊要分為幾級管理?一般而言,超過三級可能就比較難以定義及宣導,三級是比較常見的區分方式。分級的用語儘量扣著「密」這個字,以避免讓公司同仁誤會有些分級的資訊可以對外提供,無須遵守相關管理規範。舉例來說,有部分企業的機密資訊分級使用「內部使用」這個名詞,究竟「內部使用」的資訊是否有要求同仁保密的「營業秘密」,還是只要不要外流即可?如果同仁只是離職的時候沒有刪除或返還,但並沒有對外公開或流通,這時候是否構成營業秘密的侵害,就還有相當大爭執的空間,離職的同仁可以主張這些「內部使用」的資訊是任職時留存,但離職時只要求營業秘密要刪除,並沒有說這些「內部使用」的資訊也需一併刪除,絕對會造成宣導及後續訴訟主張的困擾。


營業秘密管理政策中有關機密資訊的分級,條文中建議只用權限作為分級的基準,而什麼樣的機密資訊屬於哪一個分級,則建議以附件機密資訊分類表的方式詳細舉例。機密資訊區分的建議條款如下:

  • 本公司機密資訊區分為下列等級: 一、極機密:僅該機密資訊之管理部門最高主管及其授權之人員有權接觸、使用。 二、機密:僅該機密資訊之管理部門業務相關人員及該部門最高主管授權之人員有權接觸、使用。 三、密:僅本公司正職人員及經各部門最高主管授權之兼職員工有權於本公司相關業務接觸、使用。 四、「極機密」、「機密」、「密」分級標準,應參考「機密資訊分類表」(請參附件一)。

至於機密資訊細部如何依據不同等級區分,會跟各公司所處行業別、營運模式等有所不同,建議可以透過跨部門的主管會議討論確認,再附於企業營業秘密管理政策的附件,作為執行的參考文件。


三、機密資訊標示


企業進行營業秘密管理時,很重要的一項工作就是針對機密資訊進行分級、標示,沒有適當的標示,無論對內或對外都很難使人認知到哪些資訊是屬於機密資訊或是否有誤用的情形。然而,營業秘密(機密資訊)是公司日常營運天天都有可能產出、累積、變動的無形資產,因此,機制設計上必須要兼顧可行性。筆者個人傾向於由第一線的各業務承辦人員直接參考「機密資訊分類表」在相關文件、檔案或實體的載體上標示機密等級,再按月由其部門主管覆核該等機密等級之標示是否正確,在不造成同仁過度困擾的情形下進行機密資訊的分級、標示與檔案管理。此外,為避免此一標示的規定與企業研發部門的管理衝突,可以將研發部門另行規定,主要透過研發日誌等既有的管理機制處理。建議條文如下:

  • 業務承辦人員(研發計畫除外)應依「機密資訊分類表」,針對其承辦業務所涉及之文件、檔案、實體物件等標示機密等級。本公司各部門應按月填寫「機密資訊管理表」(請參附件二),由各部門最高主管覆核機密等級。如經覆核程序機密等級有變更時,應立即通知承辦及已取用該件營業秘密之人員,依變更後之機密等級規範使用。

  • 研發人員應依規定定期填寫「研發紀錄簿」(請參附件三),由研發部門主管負責管理,並依研發計畫屬性標示為機密或極機密。

  • 跨部門共用一項機密資訊時,應報請營業秘密長核定管理部門後由該部門最高主管負責協調及管理工作。

  • 「機密資訊管理表」及「研發紀錄簿」應定期提交營業秘密長匯總管理。

  • 所有經列為機密資訊之文件、檔案或物件,應於其明顯或適當位置標示其機密等級。

請一併參考:

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(一)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(二)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(三)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(四)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(五)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(六)

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