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Step by Step建立企業營業秘密管理政策(五)

Updated: Mar 3, 2019

◎賴文智律師

參、營業秘密與人事管理


由台灣有關營業秘密訴訟案件的新聞報導來觀察,2018年16件新聞報導中有14件是跟在職或離職員工有關、1件是因外聘顧問捲入爭議、1件則是與設備維修廠商有關,2019年1月的4起重大營業秘密案件新聞,也都跟員工離職有關,足見人事管理在營業秘密管理政策中之重要性。


一、到職前即應開始營業秘密管理


多數的營業秘密訴訟源自於離職員工,決定是否聘用員工之前,調查所擬聘用的員工是否任職於競爭對手或從事相關職務,甚至提前在面談的程序,即應告知參與面試人員日後倘錄用到職時須簽署營業秘密聲明書,讓面試人員認知公司對於營業秘密的重視,而當發現擬聘用員工先前曾任職於競爭對手時,更應慎重評估其是否負有離職後競業禁止之義務、期間及範圍為何?公司擬聘用其任職之職務為何?是否容易引發營業秘密爭訟?有無合適的方式可以做適度的避免營業秘密可能誤用隔離措施?這都是人事部門必須與其他可能涉及聘用相關人員的同仁進行溝通的事項,直接在營業秘密管理政策中載明可以降低部門間溝通的成本。


此外,並不是只有公司正式員工、經理人才可能涉及營業秘密的爭議,非正式編制的顧問、產學合作的學校教授或研究生、特殊專案的外部參與人員或是人力派遣的人員(董事、監察人等因非人事聘用流程,請參下述任職期間之說明),都應該在前述人員合作評估的流程或文件中加上營業秘密管理的概念。過去有部分企業即是因為聘請擁有業界「豐富經驗」的外部顧問,而遭捲入營業秘密侵害訴訟的案件,值得特別注意。


至於如何將人事管理所涉及之營業秘密事宜落實在營業秘密管理政策中,建議是以要求在到職前的應徵或其他類似程序提示或簽署一定文件的方式處理。例如:

  • 各部門進行人員招聘或顧問聘用時,須先於面談過程中告知應徵者或任何可能進入本公司管制區域之正職、兼職、勞動派遣等人員,告知並提示其到職時應簽署「營業秘密聲明書」(請參附件七)。如其已表示將不同意簽署「營業秘密聲明書」,不宜任用。

  • 到職前人事部門主管應審查前開人員過去學、經歷及擬於本公司任職之部門、職務,了解其於後續服務本公司期間是否有使用第三方(特別是先前歷任雇主或曾參與之專案)營業秘密的可能性。如有可能使用第三方之營業秘密,應通知各該部門主管重新評估聘任之必要性,如各部門主管認有聘任之必要性,應提出防止使用第三方營業秘密風險之因應方式,同時送交人事部門主管及營業秘密長存查。

「營業秘密聲明書」除了請當事人聲明其認知並了解公司禁止將先前雇主或其曾接觸第三方之智慧財產權使用於其職務以及聲明並擔保不會在任職期間使用第三方營業秘密或智慧財產權之外,主要會請當事人自行揭露因智慧財產權案件涉訟、是否曾任職於競爭對手、是否負有競業禁止之義務、如為離職後競業禁止是否領有補償金、期間為何、是否有配偶或幾等親以內的親人任職於競爭對手等。這些聲明的資訊除了作為公司日後因應可能的營業秘密訴訟的證據之外,也可以協助公司進行營業秘密風險的管理。


二、任職期間的營業秘密管理

(一)正職及兼職人員


公司的正職或兼職人員除了在任職前簽署「營業秘密聲明書」之外,到職時應該要簽署「保密同意書」,或是在聘僱合約中加入智慧財產權歸屬及保密條款,以確保公司擁有該等人員在任職期間內所創造或累積之營業秘密歸屬於公司,且對其所接觸或取得之營業秘密負保密責任。

此外,如果公司對於不同職務的人員有不同的保密要求,例如:研發人員或經理人可能除保密條款之外,另有約定離職後競業禁止義務的需求,則在任職期間員工職務有調動時,亦須一併要求重新簽署相關的保密文件。關係企業間員工的調動,因不同公司即為不同「法人」,亦須相關文件亦有以不同公司名義重新簽署之必要。


有關任職期間營業秘密管理政策之規定可參加如下文字:

  • 本公司人員或顧問到職時,應簽署「營業秘密聲明書」,並應簽署含有本公司所核定保密條款之聘僱、顧問合約或獨立的保密文件。

  • 本公司人員如因職務變動應適用不同的保密條款或離職後競業禁止義務之拘束者,應於職務變動時重新簽署相應之保密文件。

請一併參考:

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(一)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(二)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(三)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(四)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(五)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(六)

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