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Step by Step建立企業營業秘密管理政策(六)

Updated: Feb 5

新書上市-從NDA到營業秘密管理


◎賴文智律師

(二)董事及監察人


比較特殊的是董事及監察人的營業秘密管理,董事、監察人是經由股東會選任,監察人得列席董事會,無論是董事或監察人均有高度的可能性接觸到公司重要的營業秘密,因此,必須列入營業秘密管理的對象,原則上在董事、監察人簽署願任同意書時,即應同時請其簽署保密文件。


然而,須注意的是,董事、監察人並不當然可以接觸公司全部的機密資訊,即令董事、監察人簽署保密文件之後,仍然視董事、監察人是否經解除競業禁止義務,以及其執行董事、監察人權責之必要範圍,由營業秘密管理單位依營業秘密管理政策規定,個案評估可揭露予董事、監察人之機密資訊。尤其是上市、櫃的公司,當董事、監察人是由所謂的「市場派」股東擔任或指派時,往往董事會也會呈現「諜對諜」的狀態,董事會中有關機密資訊的揭露,自然應依循公司的營業秘密管理政策。


  • 董事及監察人選任後,簽署願任同意書時,應同時請其簽署「保密聲明書」(參附件九)。董事會之議案資料如涉及機密資訊之揭露,應依各該機密資訊所涉及之級別,由營業秘密管理單位依本政策規定核定揭露之範圍。

三、離職時的營業秘密管理


大多數的營業秘密案件與離職員工有關,貫徹離職程序是營業秘密管理重要的一環,除了把握最後一刻提醒將離職的員工重視其保密義務外,也是檢視公司日常營業秘密管理是否上軌道的重要機制。早期部分的營業秘密侵害案件,離職員工主張其電腦硬碟或隨身碟所留存的機密資訊檔案,是任職期間合法複製、攜出公司的檔案,並未為其他不正當取得、使用或洩漏,由於難以證明有其他的侵害行為,往往會遭受到不利的判決。


營業秘密法修法新增刑事責任時,於第13條之1第1項第3款新增,「意圖為自己或第三人不法之利益,或損害營業秘密所有人之利益,而有下列情形之一,處五年以下有期徒刑或拘役,得併科新臺幣一百萬元以上一千萬元以下罰金:……三、持有營業秘密,經營業秘密所有人告知應刪除、銷毀後,不為刪除、銷毀或隱匿該營業秘密者。」因此,在離職的程序中如果有留下已明確告知應刪除、銷毀公司機密資訊,不得保留複本,而事後有查到該離職員工仍保有公司機密資訊者,即可依前述規定以刑事責任相繩,大大地強化營業秘密的法律保護。無論是企業或是員工,都不能忽視離職程序的重要性。

  • 本公司人員於離職時,除依人事部門規定辦理離職程序、返還或刪除所有含機密資訊之實體物件或數位檔案,不得保留任何複本外,應簽署「離職保密承諾書」(參附件十),明確其離職後仍應遵守之保密義務。

  • 本公司所指定之列管部門及職位之人員離職時,由其直屬管理主管與其面談後,製作「離職脫密表」(參附件十一),確認其於任職期間曾接觸之極機密及機密之資訊,並透過該次面談提醒離職者其依法仍負保密義務。「離職脫密表」應交由人力資源部門存檔,如有必要,應同時通知相關部門採取必要之行動。

隨著資訊科技設備成本的降低,許多企業可能都多多少少會導入一些可以記錄使用者有關特定檔案存取、列印或是特定系統操作的資訊,不少有關營業秘密的案件是企業在員工離職時,啟動清查程序而發現員工有異常的操作,例如:離職前存取雖有權限接觸,但與其業務無關之機密資訊、大量機密資訊的重製或列印、轉寄等,而提告啟動刑事偵查程序。如果公司資訊部門可以配合的話,亦可將此類員工離職後的清查程序,列為營業秘密管理之例行項目執行。


四、教育訓練


營業秘密保護從來都不是一件容易的事,公司內部應定期進行營業秘密保護的教育訓練,強化相關人員對於機密資訊保護的意識、宣導營業秘密管理政策、避免涉入營業秘密侵害的案件等,因為再怎麼完備的營業秘密保護政策,都涉及「人」的執行,若是公司內部人員沒有足夠的認知,是不可能落實執行,最後遭遇訴訟時,可不是只要提出公司有營業秘密保護政策就夠了。


一般企業內部教育訓練是由人事部門負責,因此,通常營業秘密教育訓練的權責也會放在人事部門,相關承辦人員可以透過與營業秘密長或法務部門協商由內部人員或外部專家協助進行相關教育訓練。建議在營業秘密管理政策中可以簡單帶到如下的條款,以利人事部門排入其工作項目:

  • 人事部門負責建置本公司營業秘密教育訓練計畫,宣導營業秘密管理之重要性,並對本公司人員進行定期或不定期之教育訓練。

因為已洽請出版社出版「從NDA到營業秘密管理」一書,為配合出版社政策,目前先只更新到這邊,後續就待出版社出版之後,再看看出版社的意見喔!


請一併參考:

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(一)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(二)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(三)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(四)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(五)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(六)

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