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Step by Step建立企業營業秘密管理政策(四)

Updated: Feb 5

新書上市-從NDA到營業秘密管理


◎賴文智律師

四、機密資訊調閱、對外揭露或提供


機密資訊透過機密等級的標示,列入企業營業秘密管理機制管理之後,除了原即在授權範圍內的人員得以接觸、利用外,如果涉有跨部門機密資訊調閱(如法務部門因評估訴訟之需求向管理機密資訊的部門調閱),或是有對外揭露或提供的必要(如對外公開公司財務資訊、業務部門因對外合作需求而有需要將其自己部門或其他部門所管理的機密資訊對外揭露或是提供合作方評估,甚至是授權予合作方利用等),應該透過申請程序列入追蹤,直至返還、銷毀或解密為止。

  • 如承辦業務涉及跨部門機密資訊之調閱,應由承辦人員填寫「機密資訊調閱申請單」(參附件四),由其所屬部門最高主管核決後,轉送該機密資訊之管理部門;經該機密資訊之管理部門之最高主管核決後,指派專人負責提供該經核准之「機密資訊調閱申請單」所載機密資訊予該承辦人員,並由該專人追蹤後續返還歸檔之執行。

  • 機密資訊有向本公司以外之人揭露或提供之必要時,應依下述規定辦理: 一、如有對外公開之需求或該等資訊已無保密之必要,需先解除機密資訊管制。承辦人員應填寫解密申請單(參附件五),經營業秘密長核定後解密; 二、如該等機密資訊仍屬應保密之資訊者,接受方須先簽署保密協議書(或英文NDA),或含保密義務條款之契約或其他文件,由承辦人員填寫「機密資訊攜出申請單」(參附件六),併同前開文件申請核定。

  • 「機密資訊攜出申請單」之核定,「密」及「機密」等級由該機密資訊管理部門最高主管核決;「極機密」等級之機密資訊由營業秘密長核決。如申請攜出者即為前述核決者時,應報請其上級管理者(部門最高主管報請營業秘密長、營業秘密長報請總經理)核決。

  • 經核決攜出之機密資訊,應由其管理部門最高主管指派專人負責管理經核准之「機密資訊攜出申請單」,並追蹤後續返還歸檔之執行。

  • 進行機密資訊相關檔案傳輸時,承辦人員應評估營業秘密本身的質與量,以決定傳輸及保護的方式,對外傳輸時應於檔案以適當方式標示機密字樣。

五、機密資訊之降級、解密(脫密)


營業秘密(機密資訊)有其生命周期,絕大多數的機密資訊並不會有「永久保密」的必要性,也只有少數的極機密,會一直都有嚴格保密的需求,可能隨著市場、技術、產品或服務公開、甚至是企業政策改變(如由營業秘密保護改為申請專利,由專有軟體改為開放原始碼等),乃至於他人侵權的行為,都可能有所變化。如果任由已經沒有保密必要的機密資訊,以機密資訊繼續存在或維持嚴格的保密要求,就容易混淆相關人員保密的認知,反而可能使營業秘密管理形同具文,未能徹底落實。因此,除了個別同仁因有利用機密資訊的需求,發現該機密資訊有調整機密等級或解密之情形外,建議公司也可以定期由機密資訊管理管理部門進行機密資訊等級調整或解密的評估。

  • 機密資訊得依公司同仁申請或由各該管理部門最高長官進行定期評估,調整機密等級或解密。如為調升機密等級,由其管理部門之最高長官核決,如為調降機密等級,「極機密」調降為「機密」或「密」,應由營業秘密長核決;「機密」調降為「密」,由其管理部門之最高長官核決。

  • 機密資訊經核定調整機密等級或解密者,應由其管理部門配合變動「機密資訊管理表」之記錄。如涉及調升機密等級者,並應由其管理部門依相關之「機密資訊調閱申請單」、「機密資訊攜出申請單」通知相關利用人機密等級調整事宜,並配合抽換或變更各該機密資訊之標示。如原調閱或攜出之核決權人有變更者,並應重新按調升後之機密等級重新申請調閱或攜出,如未獲核准者,應立即通知相關利用人收回或銷毀該等機密資訊。

六、機密資訊盤點


營業秘密(機密資訊)就如同實體資產一樣,也需要進行定期的盤點,以確認公司所擁有的營業秘密及其現況。因此,企業營業秘密管理政策也需要納入機密資訊的盤點規定。

  • 本公司於本政策公告施行後二個月內,由各部門依據「機密資訊管理表」完成首次機密資訊盤點,並由各部門最高主管核定後提交營業秘密長匯總存檔。

  • 本公司每年至少執行一次機密資訊盤點,並針對機密資訊調閱、對外揭露或提供之後續狀況進行追蹤與確認。

公司進行首次營業秘密(機密資訊)盤點前,應該先進行教育訓練,畢竟並非每位公司同仁都對於公司營業秘密管理政策及營業秘密法有基本的認識,但機密資訊的盤點需要眾多同仁的參與,參與的過程其實也是強化營業秘密管理的一環。


請一併參考:

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(一)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(二)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(三)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(四)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(五)

Step by Step建立企業營業秘密管理政策(六)

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